Requisitos del talón de pago en California: los nueve datos y lo que cuesta que falte uno

¿Qué debe aparecer en un talón de pago en California?

Cada vez que le pagan, o dos veces al mes, su empleador debe darle por escrito un estado detallado y exacto que muestre estos nueve datos (Código Laboral, sección 226(a)):

1. El salario bruto ganado.
2. El total de horas trabajadas, a menos que usted sea un empleado exento con sueldo fijo.
3. Las unidades a destajo ganadas y la tarifa por pieza, si le pagan a destajo.
4. Todos los descuentos. Los descuentos que usted autorizó por escrito pueden ir juntos en una sola línea.
5. El salario neto ganado.
6. Las fechas de inicio y fin del periodo de pago.
7. Su nombre y solo los últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social, o un número de identificación de empleado.
8. El nombre y la dirección de la entidad legal que es su empleador.
9. Cada tarifa por hora vigente durante el periodo de pago y las horas trabajadas a cada tarifa.

Los empleadores de servicios temporales también deben mostrar la tarifa y las horas de cada asignación, y los contratistas de trabajo agrícola deben nombrar a la entidad que contrató sus servicios. Aparte, el Código Laboral, sección 246(i), exige que su saldo de licencia por enfermedad pagada o de tiempo libre pagado (PTO) aparezca en el talón o en un documento escrito que se entrega el día de pago.

El dato 8 merece atención. Un nombre comercial o una marca en el talón no es lo mismo que la entidad legal, y sin ella quizá no sepa a quién dirigir una carta de demanda. La guía sobre cómo encontrar el nombre legal de un negocio en California explica cómo buscarlo.

¿Cuáles son las multas por infracciones del talón de pago en California?

Un empleado perjudicado por una infracción a sabiendas e intencional puede cobrar los daños reales o una multa legal, lo que sea mayor, más los costos y honorarios razonables de abogado (Código Laboral, sección 226(e)).

Hay dos límites importantes. Un incumplimiento a sabiendas e intencional no incluye un error aislado y no intencional de nómina causado por una equivocación administrativa o involuntaria (sección 226(e)(3)). Y la ley define el requisito del perjuicio: se considera que usted fue perjudicado si no recibió ningún talón, o si faltaba información clave o estaba equivocada y no podía averiguarla rápida y fácilmente solo con el talón.

Ejemplo: cómo funciona el máximo de $4,000

Ejemplo (hipotético): un restaurante les paga a sus cocineros de línea cada dos semanas. Sus talones muestran el pago bruto y el neto, pero no las horas, las tarifas por hora ni la dirección del empleador. Un cocinero trabajó ahí 18 meses, unos 39 periodos de pago, y todos sus talones tenían los mismos problemas.

Si hubiera trabajado dos periodos de pago más, el total habría llegado al máximo de $4,000. Si el incumplimiento del restaurante fue a sabiendas e intencional lo decide un tribunal o el Comisionado Laboral, y un talón que omite las horas también puede esconder horas extra no pagadas. Ese segundo problema se explica en horas extra no pagadas en California.

¿Cómo obtiene copias de sus registros de nómina?

Los empleados actuales y anteriores tienen derecho a revisar o recibir una copia de sus registros de nómina si lo piden de forma razonable (Código Laboral, sección 226(b)). El empleador debe cumplir lo antes posible, y a más tardar 21 días naturales después de la fecha de la solicitud (sección 226(c)).

• La solicitud puede ser por escrito o de palabra, pero por escrito le deja un registro con fecha.
• El empleador puede verificar su identidad y puede designar quién recibe las solicitudes.
• Si usted pide copias, el empleador puede cobrar el costo real de reproducción.
• No cumplir el plazo expone al empleador a una multa de $750 (sección 226(f)). El empleador puede defenderse si demuestra que fue imposible cumplir por razones que no vinieron de una violación de la ley (sección 226(c)).

Los registros de nómina y su expediente de personal son derechos distintos con plazos distintos. La guía sobre la carta para pedir su expediente de personal explica cómo pedir ambos en una sola carta.

¿Cuánto tiempo tiene para presentar un reclamo por el talón de pago?

Los reclamos de multas pueden tener plazos más cortos que los reclamos salariales. En su página sobre reclamos salariales, el Comisionado Laboral indica un año para los reclamos de multas por registros que el empleador no entregó, frente a tres años para reclamos como el salario mínimo y las horas extra no pagadas.

El plazo para cobrar las multas de 226(e) en un tribunal es otra pregunta que conviene confirmar con un abogado, porque la respuesta cambia cuántos periodos de pago puede contar. Si los talones también esconden salarios no pagados, esos reclamos salariales conservan sus propios plazos, que son más largos.

Cómo escribir una carta sobre infracciones del talón de pago

1. Ponga varios talones lado a lado y marque cuáles de los nueve datos faltan o están mal en cada uno.
2. Cuente los periodos de pago con el problema y anote las fechas.
3. Pida sus registros de nómina según la sección 226(b), indicando el plazo de 21 días.
4. Pida al empleador que de ahora en adelante entregue talones que cumplan la ley.
5. Si busca cobrar multas, indique la cantidad según la sección 226(e) y cómo la contó.
6. Ponga fecha a la carta, guarde una copia y entréguela por un medio que deje comprobante, como el correo certificado.

Cuándo conviene una carta sobre el talón de pago escrita por un abogado

Para pedir que corrijan los talones de ahora en adelante basta con una nota breve escrita por usted. Una carta para exigir las multas de la sección 226(e) es otro tipo de documento: tiene que contar bien los periodos de pago, tratar el requisito de que la infracción sea a sabiendas e intencional y señalar cualquier hora extra o pago adicional no pagado que los talones puedan estar escondiendo. Lo mismo vale cuando un empleador ignoró una solicitud de registros o le da talones idénticos a todo un equipo.

Talk to My Lawyer trabaja con lo que usted ya tiene: un abogado con licencia en California redacta su carta a partir de sus estados de salario, sus registros de nómina y los hechos que usted proporciona, y la envía en su nombre. Qué multas y plazos se aplican a sus talones es una pregunta para un abogado que tenga sus talones a la vista.